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📋 Contexte & Défi
Chaque jour, les boîtes de réception d'entreprise débordent de courriels : demandes clients, confirmations de fournisseurs, notes internes, suivis de projets... Pourtant, 90 % de ces informations finissent enfouies, introuvables ou oubliées.
- 👉 Le client perd du temps à chercher un courriel, dupliquant souvent les efforts
- 👉 Des opportunités passent inaperçues parce que l'information est noyée dans le flot quotidien
- 👉 La connaissance de l'entreprise reste fragmentée dans les boîtes individuelles des employés
🎯 Objectif du projet
Faire des courriels une source de valeur structurée et non un fardeau. Transformer cette masse de messages en base de données vivante accessible, organisée et exploitable par tous.
⚡ Solution mise en place
1. Automatisation avec workflows (n8n)
- Connexion directe aux boîtes de réception (Outlook, Gmail, IMAP, etc.)
- Extraction automatique des métadonnées (expéditeur, date, sujet) et du contenu
- Tri initial des messages en fonction de règles intelligentes (ex. facturation, demandes clients, support)
2. Indexation dans une base vectorielle
- L'IA lit et comprend chaque courriel
- Les informations clés sont stockées dans une base vectorielle, permettant des recherches intelligentes
- Exemple : au lieu de taper "courriel du 5 juillet avec contrat", l'utilisateur demande simplement "montre-moi le dernier contrat signé avec un fournisseur"
3. Intégration avec Nextcloud & outils d'entreprise
- Les pièces jointes sont automatiquement sauvegardées dans Nextcloud, classées par type ou projet
- L'information devient accessible à l'équipe entière via un portail centralisé
- Les droits d'accès et la confidentialité sont respectés (souveraineté numérique)
💡 Petite histoire client
Imaginez un gestionnaire qui doit retrouver une soumission envoyée par un fournisseur il y a six mois.
❌ Avant : il fouillait sa boîte de réception, demandait à ses collègues, perdait une heure ou deux...
✅ Aujourd'hui avec l'IA : il tape simplement "soumission fournisseur X - six mois". En quelques secondes, la réponse apparaît, avec le courriel, la pièce jointe, et même un résumé automatique du contenu.
Résultat : gain de temps immédiat et accès instantané à l'information stratégique.
🚀 Bénéfices attendus
✅ Gain de temps
Fini les recherches interminables dans les courriels
✅ Vision consolidée
L'information n'est plus dispersée dans des boîtes individuelles
✅ Décision plus rapide
Chaque donnée est accessible et contextualisée
✅ Valorisation des communications
Les courriels deviennent un capital de connaissances
✅ Intégration fluide
Nextcloud assure le stockage, l'IA assure la valeur
✅ Conformité renforcée
Traçabilité complète et respect des politiques de conservation
📈 Approche progressive
On commence par les cas les plus simples (support client, facturation, suivi fournisseurs), puis on étend le système à tous les départements. Chaque étape améliore la performance et rend l'organisation plus intelligente.
👉 Avec ce projet, 8AI transforme la boîte de réception en mémoire collective, où chaque courriel devient une ressource exploitable pour l'avenir.