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📋 Contexte & Défi
Dans la majorité des organisations, la gestion documentaire est lourde et chronophage. Les documents s'accumulent dans des répertoires partagés, souvent mal nommés ou mal classés.
Résultat : perte de temps, erreurs de classement, information introuvable au moment critique.
🎯 Objectif du projet
Permettre aux entreprises de se libérer des contraintes manuelles liées au classement des fichiers en confiant cette tâche à l'IA. L'ambition est de rendre l'information :
- Accessible immédiatement (moteur de recherche intelligent)
- Fiable (zéro erreur de classement)
- Valorisée (chaque document devient une ressource exploitable)
⚡ Solution mise en place
1. Automatisation avec workflows n8n
- Déclencheur automatique : dès qu'un document est scanné ou ajouté dans un dossier Nextcloud
- Analyse initiale (format, métadonnées, contenu)
- Envoi dans la chaîne de traitement IA pour classification
2. Intelligence artificielle et base vectorielle
- L'IA lit et comprend le contenu du document (texte, PDF, image scannée avec OCR)
- Indexation dans une base de données vectorielle, qui transforme le contenu en représentations numériques
- Cette base permet à l'IA de retrouver le bon document même si l'utilisateur ne se souvient pas du titre exact ou du dossier
3. Intégration avec Nextcloud
- Les documents sont automatiquement organisés dans des répertoires logiques
- Nextcloud devient une vitrine simple et intuitive où l'utilisateur accède à ses fichiers
- Les règles d'accès et de partage sont respectées (sécurité, confidentialité)
💡 Scénario concret
Un employé scanne une facture et la dépose dans un dossier "À classer".
✅ L'IA prend le relais : elle lit le document, identifie qu'il s'agit d'une facture du fournisseur ABC datée de novembre 2024.
✅ Classification automatique : le document est déplacé dans "Finances/Factures/2024/Fournisseur ABC/"
✅ Indexation intelligente : l'utilisateur peut retrouver ce document en cherchant "facture ABC novembre" ou même "dépenses matériel informatique"
Résultat : zéro effort manuel, organisation parfaite, recherche instantanée.
🚀 Bénéfices attendus
✅ Zéro classement manuel
Déposez simplement vos documents, l'IA s'occupe du reste
✅ Recherche intelligente
Retrouvez vos documents via mots-clés ou questions naturelles
✅ Gain de temps massif
Fini les heures perdues à chercher ou classer
✅ Sécurité et conformité
Intégration transparente avec Nextcloud et respect des règles
✅ Valorisation des données
Vos documents alimentent une base de connaissances vivante
✅ Évolutivité garantie
Le système apprend et s'améliore avec l'usage
📈 Approche progressive
Le déploiement peut commencer par un cas simple (ex. factures ou rapports scannés), puis s'étendre à tous les types de documents (contrats, communications, projets). Chaque étape ajoute de la valeur, sans perturber le fonctionnement existant.
👉 Avec ce projet, 8AI transforme vos archives en intelligence vivante : une mémoire organisationnelle augmentée par l'IA, toujours à jour, toujours accessible.